Narzędzia osobiste
Jesteś w: Start / Zarządzanie energią i środowiskiem / Inwentaryzacja

Inwentaryzacja


Inwentaryzacja obiektów i budynków użyteczności publicznej


Dlaczego proces inwentaryzacji obiektów jest zadaniem koniecznym do przeprowadzenia?

Każdy budynek powinien posiadać swoją dokumentację techniczną, jak również komplet archiwalnych danych o zużyciu nośników energii i innych mediów. W praktyce okazuje się jednak, że dla wielu budynków brakuje nawet podstawowych informacji. Inwentaryzacja powinna doprowadzić do skompletowania przez administratora systemu zarządzania wystarczającej ilości informacji w sposób umożliwiający wstępną ocenę jakości korzystania z energii w grupie bądź w pojedynczym obiekcie. Sukcesywne uzupełnianie informacji o zużywanych mediach pozwoli na monitorowanie zmian ich zużycia, a także ponoszonych kosztów oraz efektywności korzystania z energii.

Aby zrealizować te zadania, prowadząc inwentaryzację musisz skupić się na trzech zagadnieniach:
1.) gromadzeniu danych budowlanych i technicznych obiektów,
2.) gromadzeniu archiwalnych danych o zużyciu energii (np. na podstawie rachunków),
3.) gromadzeniu danych bieżących (na podstawie odczytów z liczników i rachunków).

Kompletowanie danych wymaga zorganizowania sprawnego systemu gromadzenia przepływu informacji od administratorów budynków (i/lub dostawców energii) do administratora systemu zarządzania oraz narzędzi standaryzujących formę i zakres zbieranych danych.

Celem inwentaryzacji jest uzyskanie informacji i danych dla:

  • określenia podstawowych cech budowlanych i funkcjonalnych budynku,
  • poznania zapotrzebowania obiektów na nośniki energii i kosztów z tym związanych,
  • poznania stopnia zaspokojenia potrzeb energetycznych,
  • oceny oddziaływania obiektów na środowisko,
  • oceny efektywności wykorzystania nośników energii (pośrednio ocena stanu budynków),
  • określenia możliwości zmiany (poprawy) sytuacji energetycznej obiektu (zmniejszenie zapotrzebowania na energię, poprawy zaspokojenia potrzeb energetycznych) oraz efektów i kosztów proponowanych zmian,
  • określenia kolejności wykonania analiz szczegółowych (inwentaryzacje budowlane, audyty energetyczne) – określenia przedsięwzięć priorytetowych,
  • planowania budżetów energetycznych obiektów.


W celu przeprowadzenia kompletnej inwentaryzacji należy postępować wg poniższych zasad:

1.) Zbierz dostępne dane o obiektach,
2.) Wprowadź dane do przygotowanego arkusza lub bazy danych,
3.) Przeprowadź analizę kompletności zebranych danych,
4.) Przeprowadź analizę wiarygodności wprowadzonych danych,
5.) Przeprowadź wstępne analizy,
6.) Dla zobrazowania otrzymanych wyników stwórz proste raporty.


inwentaryzacja


Jakie informacje gromadzić?

Pierwszym, najprostszym narzędziem wspomagającym i usprawniającym proces inwentaryzacji jest wypełniany ręcznie lub elektronicznie kwestionariusz (ankieta). W następnym etapie informacje zawarte w kwestionariuszach przenieś do bardziej efektywnego narzędzia, jakim może być arkusz kalkulacyjny lub baza danych. W pierwszej kolejności zgromadź informacje opisujące parametry budowlane i techniczne obiektów.

W drugim kroku zgromadź informacje na temat wielkości zużycia poszczególnych mediów oraz ich kosztów. Pogrupuj je wg nośników (woda, gaz ziemny ciepło sieciowe, energia elektryczna, paliwa stałe, olej opałowy, gaz płynny, inne) i kategorii danych posługując się proponowanym poniżej schematem:

tabelka


Korzystając z proponowanej struktury danych oraz nadając każdemu obiektowi unikalny identyfikator, stworzysz spójną bazę informacyjną, w której możesz bezproblemowo łączyć dane techniczne z informacjami o zużyciach i kosztach nośników energii i wody oraz dowolnie grupować obiekty wg wybranego klucza (np. szkoły, przedszkola, obiekty administracji publicznej itd.).

Jakich wyników należy oczekiwać po zakończeniu inwentaryzacji?

Inwentaryzacja jest procesem cyklicznym, zwłaszcza w części dotyczącej zużycia i kosztów użytkowanych mediów w obiektach, tak więc można mówić o jej kompletności w pewnym okresie. Okresem tym jest rok kalendarzowy i z taką rozdzielczością można prowadzić analizę. Najprostszym wynikiem analizy zgromadzonych danych wydaje się być zestawienie kosztów i wielkości zużycia poszczególnych mediów, stworzone dla grupy wybranych obiektów w określonym czasie (roku). Wynik dla przykładowych danych przedstawia tabela poniżej.

tabela2


Ale to tylko początek możliwości! Wróćmy więc do opisanych wcześniej celów inwentaryzacji i przyjrzyjmy się możliwości wykorzystania wyników inwentaryzacji. Podajemy kilka przykładów by pokazać, że wysiłek inwentaryzacji nie poszedł na marne i opłacił się:
1.) Poznanie zapotrzebowania obiektów na nośniki energii i kosztów z tym związanych. Zgrupowanie parametrów opisujących zużycie i koszty nośników pozwala na wyznaczenie wielkości charakterystycznych dla danego obiektu oraz ich porównanie w całej analizowanej grupie.
2.) Poznanie stopnia zaspokojenia potrzeb energetycznych
3.) Ocena oddziaływania obiektów na środowisko. Adekwatnym parametrem jest wartość jednostkowej emisji ekwiwalentnej CO2, wyznaczanej na podstawie wielkości zużycia nośników energetycznych.
4.) Ocena efektywności wykorzystania nośników energii (pośrednio ocena stanu budynków). Parametrem mówiącym o efektywności wykorzystania nośników jest jednostkowe zużycie energii. Porównując ten parametr z wartością średnią dla danej grupy obiektów lub wartością oczekiwaną (określaną samodzielnie), masz możliwość oceny każdego obiektu na tle innych.
5.) Określenie możliwości zmiany (poprawy) sytuacji energetycznej obiektu (zmniejszenie zapotrzebowania na energię, poprawa zaspokojenia potrzeb energetycznych) oraz efektów i kosztów proponowanych zmian
6.) Określenie kolejności wykonania analiz szczegółowych (inwentaryzacje budowlane, audyty energetyczne) - określenie przedsięwzięć priorytetowych
7.) planowanie budżetów energetycznych obiektów.

Dzięki zgromadzonej wiedzy na temat rocznych kosztów utrzymania obiektów i możliwości porównywania tych informacji w różnych okresach rocznych, możesz obserwować zmiany  jakie następują w ponoszonych wydatkach. Będzie to pomocne przy planowaniu budżetów dla poszczególnych obiektów bądź ich grup.


Inwentaryzacja - co warto zapamiętać:
  • Pierwsza inwentaryzacja to duży, ale niezbędny wysiłek. Bez niej nie dowiesz się czym zarządzasz, za co i ile płacisz za paliwa, energię i wodę, czy to dużo czy mało, czy we wszystkich obiektach tak samo, itd.,
  • Zacznij od takiego zakresu informacji, który możesz zaraz wykorzystać do analizy i określenia dalszych działań. Nie zaczynaj od bardzo szczegółowej informacji, bowiem możesz czekać na dane kilka miesięcy, a nawet dłużej. Zrobisz to później, a kolejność szczegółowej inwentaryzacji ustalisz na podstawie pierwszych wyników,
  • Włącz inwentaryzację w tworzenie bazy danych o obiektach i budynkach gminy. Jeżeli na początku nie uda Ci się stworzyć wspólnej bazy danych dla wielu celów, np.: geodezyjnych, podatkowych, informacji o terenie - GIS itd., to przynajmniej przedyskutuj z zainteresowanymi wydziałami w samorządzie co już mają, co ma powstać i jak w przyszłości wspólnie wykorzystywać dane,
  • W dużych samorządach włącz w inwentaryzację swoich informatyków, dąż do elektronicznych zapisów i tworzenia otwartych baz danych,
  • Dbaj o poprawność danych, lepiej pomału inwentaryzować niż szybko otrzymywać niewiarygodne informacje. Weryfikuj więc informacje,
  • Spróbuj od początku świadomie angażować administratorów obiektów i budynków w to co mają robić. Zacznij więc od małego warsztatu szkoleniowego, niech wiedzą od razu po co się robi inwentaryzację i do czego dalej zmierzasz w zarządzaniu oraz jakie mogą mieć z tego korzyści,
  • Nie musisz wszystkiego sam wymyślać. Inni sprawdzili to na sobie. Możesz zaadaptować arkusze inwentaryzacyjne, proste narzędzia komputerowe i przejąć doświadczenia innych,
  • Krok za krokiem wprowadzaj elektroniczne zapisy i arkusze inwentaryzacyjne. Nawet rachunki za zużycie paliw i energii możesz uzyskać od przedsiębiorstw obrotu energią elektryczną, ciepłem sieciowym, gazem ziemnym w formie elektronicznej.


Źródło. Jak zarządzać energią i środowiskiem w budynkach użyteczności publicznej. Poradnik dla samorządów terytorialnych. FEWE.